Mẫu nhập dữ liệu chi phí cần các hàng dữ liệu gọn gàng, không phải ảnh biên lai
Chuyển danh sách mặt hàng trên biên lai thành tệp CSV thuần để dùng trong quy trình quản lý chi phí riêng. Biên lai hiếm khi có cùng một bố cục bảng, vì vậy hãy tách các mặt hàng đã mua khỏi phần tổng tiền và thông tin thanh toán trước khi nhập kết quả.
Chuẩn bị nhập chi phí tùy chỉnh
Khôi phục các dòng mua hàng, rồi thêm cột danh mục và tài khoản theo yêu cầu của mẫu quản lý chi phí đã chọn.
So sánh chi phí giỏ hàng giữa các cửa hàng
Tạo hồ sơ biên lai đã kiểm tra và chuẩn hóa các dạng viết tắt theo cách thủ công trước khi so sánh những sản phẩm tương tự từ các cửa hàng khác nhau.
Tách hàng mua khỏi các dòng giảm giá và thanh toán
- Chụp toàn bộ danh sách mặt hàng, trong đó dòng giảm giá và tổng tiền phải rõ ràng.
- Sửa mô tả sản phẩm và phân biệt khoản hoàn tiền hoặc giảm giá với các khoản thu dương.
- Tải xuống CSV, ánh xạ các trường dữ liệu ở hệ thống đích và thử nhập bằng các bản ghi đã được rà soát.
Bố cục nhập dữ liệu biên lai, dấu của khoản giảm giá và tổng tiền lặp lại
- Tệp CSV từ biên lai có dùng ngay được với mọi ứng dụng quản lý chi phí không?
- Không có một cấu trúc CSV nào phù hợp với mọi công cụ nhập dữ liệu. Hãy kiểm tra các cột đã trích xuất và điều chỉnh theo mẫu mà hệ thống đích yêu cầu.
- Các khoản giảm giá trên biên lai được thể hiện trong CSV như thế nào?
- Kết quả nhận dạng bám theo biên lai trong ảnh, vốn có thể ghi riêng từng dòng hoặc dùng số tiền âm. Kiểm tra dấu của số tiền và xem khoản đó có gắn với đúng mặt hàng hay không.
- Có nên nhập dòng tạm tính trên biên lai thành một mặt hàng đã mua không?
- Thông thường, nên tách riêng khoản này khỏi các dòng chi tiết để tránh tính hai lần. Hãy chọn cấu trúc phù hợp với quy trình báo cáo của bạn.
- Tôi có thể gộp nhiều tệp CSV biên lai mà không cần làm sạch dữ liệu không?
- Mỗi cửa hàng dùng bố cục và cách viết tắt khác nhau. Hãy thống nhất tiêu đề, đơn vị tiền tệ và tên mặt hàng trước khi gộp các tệp xuất đã được duyệt.
